Las entrevistas que se llevan a cabo en un contexto laboral son útiles, entre otras cosas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos de las organizaciones y de los puestos, así como para influir en una adecuada calidad de vida de los trabajadores.
Generalmente los líderes son los entrevistadores y tienen el rol de dirigir la conversación y hacer las preguntas, aunque puede ser un rol combinado según se defina.
Las entrevistas más comunes en un entorno laboral son las que se realizan para:
- Selección de personal
- Evaluación de desempeño: retroalimentación individual o de equipo
- Seguimiento de proyectos individuales o de equipo
- Salida (por desvinculación de una persona que trabaja ya sea voluntaria o por decisión de la organización)
TIPOS DE ENTREVISTAS:
- Estructurada: requiere que cuentes con una guía y trates de seguir el orden a pesar de que en el proceso los temas se desvíen.
- Abierta: se da la oportunidad a la persona entrevistada que hable abiertamente de los temas sugeridos (su experiencia, desempeño, causas de baja, programas o proyectos etc.) o que haga preguntas, propuestas u otros temas que no necesariamente estaban considerados inicialmente. Se necesita más experiencia como entrevistador ya que puedes dejar temas relevantes fuera de la entrevista o dar demasiado tiempo a temas poco relevantes, será más difícil hacer una conclusión.
- Mixta: utilizas los dos esquemas. Temas definidos y apertura a escuchar.
TIPOS DE ENTREVISTAS SEGÚN EL MEDIO:
- Presencial: requerirá un espacio físico adecuado según el tipo de entrevista.
- Virtual: a través de las plataformas disponibles y considerando las posibilidades de todos los que vayan a participar.
- Telefónica: requiere que las condiciones de los involucrados les permitan tener buena conexión y sonido.
RECOMENDACIONES GENERALES:
- Es importante que el responsable de coordinar la reunión laboral tenga previstos los detalles de la misma, esto le dará formalidad y ayudará a que se cumplan más fácilmente los objetivos para los que fue planeada.
- Es deseable que el horario de tu entrevista no esté cerca del cierre del día o previo al horario de comidas, esto limitaría el tiempo que tienes disponible tu o los involucrados en la sesión.
- Identifica si tienes algún prejuicio hacia la persona o personas a entrevistar y trata de trabajarlo para que interfiera lo menos posible en la entrevista.
- Mantén siempre una actitud positiva, aun si los temas a tratar pueden causar incomodidad.
QUÉ HACER ANTES DE LA ENTREVISTA:
Prepara el escenario:
- Consideraciones generales:
- Reserva el tiempo necesario y algo más, previendo que surjan temas relevantes que no quieras dejar de manejar.
- Cuida de no tener otro compromiso junto a tu entrevista ya que podrías retrasar el inicio o tener que terminarla dejando temas inconclusos.
- Reserva espacio adecuado según el tipo de entrevista que desees realizar.
- Elabora tu guía para la entrevista y los tiempos asignados a cada parte.
- Revisar previamente el material de apoyo:
- SELECCIÓN: currículum vitae, portafolios, publicaciones, premios, evaluaciones psicométricas y/o técnicas, referencias, páginas web, blogs, podcast, YouTube, etc.
- EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: formatos de autoevaluación, evaluación de compañeros, tu propia evaluación, datos crudos y retroalimentación que deseas dar, acuerdos a los que quieres llegar, documentos que la persona deberá firmar, etc.
- ACUERDOS O ACLARACIONES: datos, expectativas, actas, etc.
- Si la entrevista será presencial cuida lo siguiente:
- Es deseable utilizar sillones o sillas frente a frente y no escritorio; esto si puedes tomar notas de manera adecuada o no requieres el uso de algún software.
- Prepara agua, café o lo que quisieras ofrecer a tu entrevistado.
- Si la entrevista será virtual cuida lo siguiente:
- Disminuye distractores: por ejemplo el fondo de tu espacio físico, puedes usar fondos virtuales; garantiza que el espacio te permita privacidad y no sea lugar de paso para otras personas.
- Cuida los sonidos en el entorno como música, ruidos externos, mascotas, etc., puede ser útil el uso de audífonos.
- Revisa que cuentes con una buena conexión o ten listo un plan B en caso de que falle la misma.
- Garantiza la aplicación que usarás y si tu interlocutor la tiene disponible.
- Cuida que la luz de alguna lámpara esté delante de ti e indirecta.
QUÉ HACER DURANTE LA ENTREVISTA:
- Cuida la puntualidad.
- No olvides la importancia de un buen saludo y bienvenida, aun si viste a la persona previamente, ayuda a romper el hielo y prepararse para la sesión, no olvides respetar siempre los protocolos COVID.
- Respeta el espacio interpersonal, la distancia entre los interlocutores, que hace sentir cómodas a las personas en una entrevista puede ser diferente a la que tú crees adecuada: ofrece a la persona que elija en donde sentarse si existen varias plazas disponibles.
- Inicia por dejar claro el objetivo de la entrevista: no importa que sea lógico para ti, da los detalles de la forma en la que se llevará a cabo (por ejemplo si habrá cuestionario o solo guía, o cualquier otro formato que tengas considerado).
- Menciona el tiempo disponible para la sesión, si te es útil utiliza alarmas para cambio de temas, cierre o bien tener disponible un reloj en la pared frente a ti.
- Avisa si vas a tomar notas o grabar la sesión y para que.
- Si vas a tomar notas que ésta actividad no te distraiga o tome demasiado tiempo: existen herramientas que permiten transcribir lo que se está hablando, podrías grabar la sesión y transcribirla posteriormente con el apoyo de éstas.
- Evita interrupciones, sobre todo telefónicas que es lo más común, hace que pierda formalidad tu sesión.
- Trata de estar consciente de tu lenguaje no verbal, de tu postura, (piernas, brazos cruzados, mover pies, mantener contacto visual, etc.) busca no dar mensajes contradictorios.
- Revisa con frecuencia tu tono de voz (alto, bajo, enfático, etc.).
- Céntrate evita temas ajenos al objetivo, así como sarcasmos, temas sensibles, irónicos o con algún tipo de cinismo.
QUÉ HACER EN EL CIERRE DE LA ENTREVISTA:
- Deja tiempo para hacer un buen cierre.
- En el cierre presenta un resumen, conclusiones, acuerdos, etc. y pregunta si la o las personas quieren agregar algo más.
- No olvides que estaba planeado, firmen los acuerdos o las evaluaciones que se presentaron.
- Acuerden entre los involucrados si se cumplió el objetivo.
- Agradecer siempre es importante, aun si el desarrollo de la entrevista no fue cómodo para alguna de las partes.
- Haz una despedida formal y acompaña a los participantes a la puerta.